Mi a jó rendezvényszervezés alapja?
Ezeket a szempontokat és tanácsokat vedd figyelembe, ha szeretnéd, hogy jól sikerüljön a céges rendezvényed!
A jó rendezvény alapja a pontos rendezvényszervezői brief.
Mint megrendelő, próbálj meg a lehető legalaposabb, minden részletre kiterjedő lenni. Ez mindkettőtök érdeke: a rendezvényszervező iroda és a te céged érdeke egyaránt. A brief minden olyan információt tartalmazzon a cégedről, ami a rendezvényt érinti, írj a rendezvénnyel kapcsolatos elvárásokról, a büdzséről, a rendezvény miértjéről, a határidőkről. Ez a rendezvény megrendelői brief, amit minden esetben a megrendelő készít el a rendezvényszervező részére. Ez alapján indulhat a munka, a rendezvényszervező ez alapján kezd hozzá a rendezvényhelyszínek árajánlatainak begyűjtéséhez, összefésüléséhez, összehasonlításához. A brief egy részletes, írásos anyag, mely egyértelműen tartalmazza az esemény tervezéséhez szükséges valamennyi információt. Tudtad, hogy sok megrendelő nem tud jó briefet készíteni? Tudod, honnan lehet látni, hogy egy brief nem megfelelő? Onnan, hogy számos kérdés érkezik rá válaszként a rendezvényszervező irodától. Ilyenkor a briefet ki kell egészíteni.
Ha szeretnéd a leghatékonyabban lebonyolítani a szervezést, kérj egyedi ajánlatot űrlapunk segítségével, melyen minden fontos dologra rákérdezünk!
Mit kell mindenképpen tartalmaznia egy megfelelő rendezvényszervezői briefnek:
- megrendelő neve
- kapcsolattartó neve, elérhetőségei
- rendezvény neve, időtartama, lokációra vonatkozó elképzelés
- extra kívánságok a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)
- a rendezvény típusának megnevezése (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, vagy esetleg csapatépítő, stb.)
- rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény) a rendezvény célcsoportja, a résztvevőkről információk (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)
- fontos lehet a résztvevők korösszetétele, és a nemek aránya
- az ellátás típusa
- igényelt audiovizuális és technikai szolgáltatások
- internet és telefonszolgáltatások
- hostess igény
